Berita

“SAMBIREJO” NGAWEN SEBAGAI SALAH SATU DESA DAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP PUTARAN TERAKHIR

Rabu, 27 Maret 2019

Kegiatan pendampingan pengelolaan arsip ke desa se Kabupaten Gunungkidul yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul telah memasuki putaran terakhir. Kegiatan yang dimulai dari tanggal 12 Februari dan berakhir pada tanggal 21 Maret 2019 telah menyasar ke 18 desa dampingan. Pada putaran terkahir ini desa yang didampingi ada 3, yaitu desa Sambirejo Kecamatan Ngawen, desa Bendung Kecamatan Semin,dan desa Bejiharjo Kecamatan Karangmojo.

Pendampingan yang dilakukan di desa Sambirejo Kecamatan Ngawen selama 3 hari berjalan dengan lancar. Hari pertama tim disambut oleh kepala desa sambirejo dan perangkat desa yang lain. Setelah diterima diruangan kepala desa, tim langsung menuju ke ruang kaur umum dan tata usaha. Tim melakukan survey arsip yang dimiliki dan melakukan supervisi. Tidak hanya di kaur umum, tim juga melakukan kegiatan tersebut pada sekretaris desa, kaur keuangan, kasi pemerintahan dan kasi pelayanan. Untuk kasi dan kaur yang lain pada hari itu belum dapat dilakukan survey karena tidak berada di tempat. Selain melakukan survey, tim langsung melihat alur surat masuk yang ada di desa Sambirejo. Kaur umum dan tata usaha menjelaskan alur persuratan yang ada. Pada saat itu terlihat alur persuratan memang sudah sesuai aturan hanya saja lembar disposisinya belum digunakan. Setelah melihat arsip surat masuk pada tahun 2015 – 2017 terlihat bahwa lembar diposisi sudah digunakan dan berjalan. Namun pada arsip surat masuk tahun 2018, penggunaan lembar disposisi tidak digunakan lagi. Hal ini dikarenakan kepala desa jarang berada ditempat. Selain itu, penyimpanan lembar disposisi juga belum sesuai aturan. Selanjutnya tim mendampingi dalam pembuatan surat yang sesuai dengan tata naskah dinas dan pembetulan agenda surat masuk dan keluar.

Pendampingan di hari kedua tim memberikan contoh bagaimana pemberkasan arsip aktif yang berada di kasi dan kaur. Namun karena di desa Sambirejo surat masuk semua disimpan di kaur umum, akhirnya yang diberkaskan hanya di kaur umum. Selanjutnya tim memberikan contoh pembuatan daftar arsip inaktif, pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah kepada unit kearsipan dan cara penyimpanannya. Hari ketiga , tim hanya memberikan contoh pembuatan surat keputusan yang sesuai aturan dan penyampaian rekomendasi.

Pada dasarnya pengelolaan arsip yang ada di desa Sambirejo sebenarnya sudah baik. Hal ini terlihat dengan arsip surat masuk tahun 2015-2018 yang telah memakai disposisi dan adanya sarana dan prasarana kearsipan yang sudah ada dan dipakai pada tahun tersebut. Hanya saja hal itu berhenti di tahun 2018 sampai saat ini, karena alasan tertentu. Sehingga tim menyarankan untuk dapat meneruskan kembali apa yang sudah dilakukan sebelum tahun 2018 dan bersama-sama perangkat desa untuk menemukan solusi pada masalah yang dihadapi.

Ada beberapa rekomendasi dari tim yang disampaikan kepada desa Sambirejo, salah satunya adalah untuk membuat kesepakatan antara kepala desa dan sekretaris desa dalam penulisan lembar disposisi apabila kepala desa tidak ditempat demi lancarnya administrasi desa. Selain itu tim juga berharap desa menyiapkan ruangan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif (record center).

Dengan berakhirnya pendampingan di desa Sambirejo berakhir pula kegiatan pendampingan pengelolaan arsip yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul. Semoga dengan adanya kegiatan ini pengelolaan arsip yang ada di desa se-Kabupaten Gunungkidul yang sudah didampingi meningkat menjadi lebih baik.(Er)