Berita

KEGIATAN PENATAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KABBUPATEN GUNUNGKIDUL

Senin, 23 Maret 2020

Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul sebagai unit pembina kearsipan melakukan program pendampingan dalam kegiatan Penataan Arsip OPD (Organisasi Perangkat Daerah) di Kabupaten Gunungkidul. Pada tahun 2020

Bidang Kearsipan menargetkan sebanyak 12 (dua belas) OPD (Organisasi Perangkat Daerah) yang mendapat jadwal Pendampingan Penataan Arsip.Pada kegiatan ini dilaksanakan oleh TIM Pelaksana Penataan Arsip, terdiri dari Aang Ma’ruf Perdana, Puji Dwi Lestari, dan Velin Ulvandhia. Setiap OPD (Organisasi Perangkat Daerah) diharapkan mempunyai petugas Pengelola Kearsipan yang telah diberi SK/ SPT. Sehingga dapat bertanggungjawab penuh dalam penataan arsip OPD (Organisasi Perangkat Daerah) yang dimilikinya.

Jadwal pertama Penataan Arsip dilakukan di Sekretariat DPRD Kabupaten Gunungkidul pada tanggal 4 sampai dengan 26 bulan Februari 2020. Penataan Arsip tidak hanya dilakukan di Bagian Tata Usaha yang menjadi Unit Kearsipan, tetapi juga pada Unit Pengolah yakni Bagian Perencanaan dan Keuangan, Bagian Risalah dan Perundang-undangan, dan Bagian Persidangan dan Protokol.

Penataan Arsip ini melalui beberapa kegiatan mulai dari penciptaan arsip hingga pemberkasan arsip inaktif. Tahap pertama penataan arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Gunungkidul , yakni pengarahan penciptaan arsip sesuai dengan Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 19 Tahun2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul. Tahap kedua pemberkasan arsip aktif. Kegiatan tersebut meliputi pendataan arsip sesuai kode klasifikasi dan persamaan masalah, kemudian di input menjadi daftar isi berkas serta daftar berkas. Selanjutnya disimpan dalam filing cabinetmenggunakan sekat/guide, map gantung, dan map folder.Penataan arsip aktif ini bertujuan untuk pempermudah petugas dalam penemuan kembali arsip karena arsip aktif masih sering digunakan oleh instansi bersangkutan.Tahap Ketiga penataan arsip inaktif di Sekretariat DPRD Kabupaten Gunungkidul dilakukan dengan cara memilah arsip berdasarkan tahun arsip, kemudian diinput menjadi daftar berkas arsip inaktif, disimpan dalam boks arsip, dan kemudian disimpan pada rak arsip.

Kegiatan Penataan Arsip ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran tertib arsip oleh seluruh Perangkat Daerah terhadap arsip yang telah tercipta, sebagai wujud mendukung terselamatkannya arsip sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik maupun kesejahteraan rakyat, karena arsip merupakan rekaman kegiatan sebagai memori kolektif bangsa.

(Berita Aang Ma’ruf P)