Berita

KEGIATAN PENATAAN ARSIP DI DINAS SOSIAL KABUPATEN GUNUNGKIDUL

Selasa, 14 April 2020

Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul adalah unit yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dalam hal pembinaan, Bidang Kearsipan mewujudkannya dalam Kegiatan Pendampingan Penataan Arsip OPD (Organisasi Perangkat Daerah) di Kabupaten Gunungkidul. Pada tahun 2020, Bidang Kearsipan menargetkan sebanyak 12 OPD (Organisasi Perangkat Daerah) yang mendapat jadwal Pendampingan Penataan Arsip.

Kegiatan Pendampingan Penataan Arsip dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Penataan Arsip yang terdiri dari dari Aang Ma’ruf Perdana, Puji Dwi Lestari, dan Velin Ulvandhia. Pada tanggal 2 Maret sampai dengan 26 Maret 2020, Tim Pelaksana Penataan Arsip melaksanakan Pendampingan Penataan Arsip di Dinas Sosial Kabupaten Gunungkidul. Pendampingan Penataan Arsip dilaksanakan pada masing-masing bidang diantaranya Sekretariat, Bidang Rehabilitasi Sosial, dan Bidang Kesejahteraan Sosial. Tim Pelaksana Penataan Arsip melaksanakan arahan dan pendampingan kepada pegawai yang telah diberi SK/SPT (Surat Perintah Tugas) di masing-masing bidang yang menangani pengelolaan arsip.
Pada tahapan pertama, Tim Pelaksana Penataan Arsip mengarahkan penciptaan arsip korespondensi sesuai dengan Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 19 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas. Tahapan kedua, pengelolaan arsip aktif dengan cara mengarahkan pegawai yang bertanggungjawab dalam memberikan kode klasifikasi arsip sesuai dengan pokok permasalahan, dan kemudian menginput daftar isi berkas dan daftar berkas. Selain itu, Tim Pelaksana Penataan Arsip juga melakukan pengarahan dan pendampingan untuk penataan arsip aktif di filling cabinet dengan menggunakan map folder, map gantung, dan guide/sekat folder. Tahapan terakhir, Tim Pelaksana Penataan Arsip melakukan pengarahan dan pendampingan pengelolaan arsip inaktif dengan cara memilah arsip berdasarkan tahun arsip, kemudian membuat daftar arsip inaktif dan menyimpan arsip inaktif yang telah didaftar dalam boks arsip.
Kegiatan Pendampingan Penataan Arsip ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran tertib arsip pada setiap OPD (Organisasi Perangkat Daerah) terhadap arsip yang telah tercipta baik arsip aktif maupun inaktif sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku. Selain itu, Pendampingan Penataan Arsip juga bertujuan untuk menempatkan pengelolaan arsip sesuai dengan standar keberlangsungan hidup arsip agar terjamin dan terpelihara dengan baik. Hal ini sebagai wujud untuk mendukung terselamatkannya arsip sebagai bahan pertanggungjawaban pada setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat, karena arsip merupakan rekaman kegiatan sebagai memori kolektif bangsa.