Berita

DASAR-DASAR PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

Selasa, 05 Mei 2020

Undang-undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan menyebutkan bahwa perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Perpustakaan mempunyai peran strategis sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sekaligus menjadi tempat rekreasi yang menyenangkan.

Agar dapat melayankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik maka diperlukan sinergitas kegiatan. Kegiatan yang dilakukan di perpustakaan secara garis besar terbagi menjadi 3 hal yaitu: pengadaan, pengolahan, dan layanan. Kegiatan pengadaan lebih kepada bagaimana perpustakaan dapat menyediakan koleksi untuk pemustakanya baik dari pembelian, hadiah atau hibah, tukar-menukar maupun titipan. Kegiatan selanjutnya setelah buku datang adalah pengolahan bahan pustaka. Buku tersebut diolah dengan berdasarkan pada sistem tertentu yang diakui oleh perpustakaan tersebut. Kegiatan yang dilakukan diantaranya memberi stempel perpustakaan, menginventaris ke dalam buku besar atau di sistem otomasi perpustakaan, mengklasifikasi, membuat katalog, dan membuat kelengkapan pustaka. Terakhir adalah kegiatan layanan dimana buku-buku yang sudah diolah tersebut disampaikan kepada pemustaka baik dipinjamkan atau sebagai koleksi referensi. Selain itu terdapat juga pekerjaan perawatan bahan pustaka dimana buku-buku yang sudah tidak layak untuk dibaca karena fisik dan isinya dilakukan perawatan sehingga bisa dibaca dengan enak oleh pemustaka. Kegiatan ini termasuk menyampul, menangani perawatan secara ringan, penanganan kerusakan berat, dan penyiangan.

P. Sumardji dalam bukunya yang berjudul Mengelola Perpustakaan menyampaikan yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau pengolahan ini ialah kegiatan mengolah pelbagai macam bahan koleksi yang diterima perpustakaan berupa buku, surat kabar, majalah, buletin, laporan, skripsi/thesis, penerbitan pemerintah, atlas, manuskrip dan lain sebagainya, agar menjadi dalam keadaan siap untuk diatur pada tempat-tempat tertentu; disusun secara sistematis sesuai dengan sistim yang berlaku; dan dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan (para pengunjung perpustakaan)” (P. Sumardji, 1993:13). Pengertian lain tentang pengolahan juga diungkapkan oleh Sutarno NS yaitu bahwa Pengolahan atau ”procesing” adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak (print matter) dan yang terekam (recorded matter) dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan”(Sutarno, 2006:179).

Sebelum bahan pustaka dilayankan kepada pemustaka (pengguna perpustakaan), terlebih dahulu diolah dan disusun secara sistematis untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau pengolahan bahan pustaka adalah inventarisasi, klasifikasi, pembuatan katalog dan serta penyelesaian dan penyusunan buku di rak. Sedangkan tujuan pengolahan bahan pustaka adalah agar semua buku-buku dapat terorganisir dengan baik, sehingga dapat dikelompokan berdasarkan ciri serta isi yang terkandung dalam buku tersebut. Adapun fungsi pengolahan bahan pustaka adalah untuk memudahkan penyimpanan dan temu kembali informasi baik pustakawan maupun pengguna jasa perpustakaan. Ada beberapa langkah yang dilakukan dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka, diantaranya: 1) Inventarisasi; Inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan mencatat penambahan bahan pustaka ke dalam buku induk secara baik dan teratur sehingga dapat diketahui ragam bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan beserta jumlahnya. Dari kegiatan inventarisasi pada buku induk akan dihasilkan nomor induk bahan pustaka yang ditentukan menurut datangnya buku di perpustakaan. Bahan pustaka tersebut dapat meliputi buku, majalah, bahan audio visual, peta, globe, dan sebagainya. Inventarisasi bahan pustaka mencakup beberapa kegiatan yaitu: a) pemberian stempel pada buku-buku milik perpustakaan sebagai tanda kepemilikan. Penempatan stempel diberikan secara konsisten pada halaman tertentu dari buku, untuk penentuan halaman yang akan distempel dapat berbeda-beda di setiap perpustakaan karena sifatnya adalah sebagai kode rahasia. DPK Kabupaten Gunungkidul menempatkan stempel pada halaman 16. Selain stempel kepemilikan, juga diberikan stempel inventarisasi pada buku. Stempel ini biasanya diberikan pada halaman judul, dibalik halaman judul atau sering disebut dengan halaman verso. Untuk di Gunungkidul diusahakan sama yaitu di halaman verso. b) Buku yang telah diberi stempel kepemilikan dan stempel inventaris selanjutnya dicatat pada buku induk. Setiap buku yang akan menjadi koleksi perpustakaan, yang harus disusun dirak buku harus diberikan nomor. Pemberian nomor tidak hanya nomor induk saja, tetapi juga pemberian nomor berdasarkan klasifikasi (call number). Nomor induk adalah nomor urut buku yang sudah ada dari nomor satu sampai nomor terakhir menunjukkan nomor buku. Adapun hal-hal yang dicatat dalam buku induk adalah: kolom tanggal, nomor induk, nama pengarang, judul buku, penerbit, tahun terbit, harga buku, sumber, jumlah halaman, keterangan, dan beberapa hal lain yang dirasa penting untuk database buku di perpustakaan. 2) Katalogisasi; Salah satu hal penting dalam pengolahan bahan pustaka adalah katalogisasi. Aktivitas pengolahan bahan pustaka terdiri dari deskripsi bibliografi, penentuan tajuk subjek, dan klasifikasi. Menurut Gober, “katalogisasi atau pengkatalogan adalah proses pembuatan katalog, dimana dalam katalog dicantumkan data penting yang terkandung di dalam bahan pustaka, baik ciri fisik maupun isi intelektual, seperti nama pengarang, judul buku, penerbit dan subjek”. Katalog juga bisa diartikan sebagai kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dan lain-lain.). Istilah ini kadang-kadang juga meliputi klasifikasi bahan pustaka dan secara umum penyiapan bahan pustaka untuk digunakan pemakai. Kadang-kadang disebut juga dengan istilah pengindeksan (indexing).

Ada beberapa macam bentuk katalog sesuai dengan perkembangan perpustakaan, diantaranya katalog buku, katalog berkas; merupakan katalog kumpulan kertas, katalog kartu; yaitu kartu katalog berukuran 7,5 cm x 12,5 cm, kemudian kartu katalog dijajarkan dalam laci katalog, dan katalog komputer (OPAC) yaitu katalog terbacakan komputer. Beberapa hal yang dilakukan dalam kegiatan katalogisasi yaitu: 1) Penentuan Tajuk Entri Utama yaitu uraian lengkap katalog dari sebuah buku yang dibuat sebagai dasar bagi pembuatan entri-entri lainnya. Tajuk entri utama biasanya merupakan entri pengarang, yaitu uraian katalog dengan tajuk biasanya berupa nama pengarang. 2) Deskripsi Bibliografis; disebut juga katalogisasi deskriptif yang merupakan tahap kegiatan pencatatan data dari buku atau pemberian identitas setiap bulan pustaka. Menurut Arief (2004: 78) “Deskripsi bibliografi adalah data-data yang terdiri dari pengarang, pegarang tambahan, judul, anak judul, judul seragam, penerbit, tempat terbit, edisi, tahun terbit, bibliografi, jumlah halaman, dan lain-lain”. 3) Menentukan Tajuk Subjek; yaitu suatu kegiatan menentukan isi atau subjek pustaka dalam bentuk kata. Penentuan tajuk subjek berguna untuk mengetahui masalah yang akan dibicarakan dalam suatu terbitan dan untuk memudahkan bahan pustaka yang membahas suatu pokok masalah tertentu yang sedang dicari oleh pengguna. Tajuk subjek ditentukan dengan cara memperhatikan judul buku, daftar isi, pendahuluan dan yang lainnya. Di DPK Kabupaten Gunungkidul pedoman yang digunakan adalah Daftar Tajuk Subyek untuk Perpustakaan yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI. 3) Klasifikasi; Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan di dunia, seperti Dewey Decimal Classification (DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Congress Classification (LCC), Colon Classification (CC), dan lain-lain. Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan di beberapa negara di dunia termasuk negara Indonesia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC). Sampai sekarang sudah terbit edisi ke 23. Di samping edisi lengkap DDC juga tersedia dalam bentuk “edisi ringkas”. Edisi ringkas dimaksudkan untuk digunakan pada perpustakaan yang memiliki koleksi kurang dari 20.000 judul. Di DPK Kabupaten Gunungkidul mengunakan edisi ringkas ini dengan judul Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey karangan Towa P. Hamakonda. 4) Kelengkapan dan Penyampulan; Setelah buku selesai diberi nomor klasifikasi dan katalogisasi maka buku dibuatkan kelengkapan untuk memudahkan dalam layanan. Kelengkapan yang dibuat adalah label buku, label warna, kantong buku, kartu buku, dan slip pengembalian. Tentunya hal ini dilakukan untuk perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual. Apabila sudah menggunakan sistem otomasi maka untuk kelengkapan bahan pustaka hanya dibuatkan label call number dan label warna, serta slip pengembalian. Di samping itu ada kegiatan lain yang harus dilakukan yakni penyampulan buku. Hal ini dilakukan agar buku terlihat bersih dan rapi. Penyampulan buku juga berguna untuk mencegah kerusakan karena buku banyak digunakan oleh pemustaka. 5) Penyusunan Buku; Penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak buku, disusun sesuai dengan urutan nomor klas buku. Dengan kata lain penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak/ almari. Buku diatur sesuai dengan kelompok subjek/ isi buku. Dengan demikian dalam penyusunan buku di rak selalu diperhatikan nomor panggil buku karena fungsinya sebagai petunjuk tempat dan nomor urut dimana buku harus ditempatkan. Selain itu dengan menggunakan label warna akan mempermudah dalam penempatan dan pencarian buku di rak.

DAFTAR PUSTAKA

Sumardji P. 1993 Mengelola Perpustakaan, Yogyakarta: Kanisius

Sutarno NS, 2006 Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, Sagung Seto, Jakarta

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta, Perpustakaan Nasional RI, 2007.