DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN ( DPK ) KABUPATEN GUNUNGKIDUL SEBAGAI LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

Peran DPK dalam penyelenggaraan kearsipan  adalah sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang mempunyai peran sebagai  pembina kearsipan di Kabupaten Gunungkidul dan bertugas  melaksanakan perumusan kebijakan ,pengelolaan dan pelayanan kearsipan

Adapun ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi pengelolaan , pembinaaan kearsipan  serta pengendalian dan pengawasan kearsipan. Pengelolaan arsip  meliputi pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearipan dalam hal ini DPK. Pembinaan kearsipan dilakukan oleh LKD meliputi koordinasi, penyusunan pedoman pendampingan ,sosialisasi terhadap pencipta arsip. Pengendalian sendiri dilakukan melaui kegiatan pemantauan, evaluasi dan pelaporan. Pengawasan dilakukan oleh LKD dan Unit kearsipan ( masing masing pencipta arsip ) yang meliputi pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan di perangkat daerah dan penegakan peraturatan perundang undangan

Penyelenggaranaaan kearsipan di beberapa perangkat daerah semestinya ada  tenaga pengelola arsip yang jelas ( tidak hanya sampiran ), penyediaan sarana prasarana dan setiap perangkat daerah  harus menyediakan gedung record center sabagai tempat penyimpanan arsip inakif

Harapan DPK selaku LKD di Kabupaten Gunungkidul  terhadap penyelenggaraan kearsipan adalah dengan telah dicanangkan  Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), maka tumbuh kesadaran perangkat daerah untuk mengelola arsip dengan tertib  , karena saat ini arsip masih dilihat sebelah mata, Pengelolaan arsip yang tertib melalui penyimpanan dan kemudahan akses informasi merupakan bukti akuntabilitas sekaligus bentuk pertanggungjawaban instansi/lembaga dalam penyelengaraan negara.

Selain itu  kita berharap  Kabupaten Gunungkidul mempunyai Perda Penyelenggaraan Kearsipan dan juga   masing masing perangkat daerah  melakukan kegiatan penyusutan arsip baik  pemindahan arsip dari unit pengolah ke  Unit kearsipan,  penghapusan arsip yang berketerangan musnah sesuai jadwal retensi arsip dan melakukan menyerahkan arsip yang mempunyai masa retensi di atas 10 tahun ke LKD. Perlu diingatkan perangkat daerah tidak boleh melakukan pemusnahan arsip sembarang ini sudah diatur dengan Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul.