PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP DESA TAHUN 2018

pendampingan

Pengelolaan arsip merupakan salah satu rangkaian kegiatan administrasi sebuah organisasi. Desa merupakan salah satu unit pencipta arsip, penyelenggaraan kearsipan di desa meliputi kegiatan penciptaan , pengelolaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip,  Arsip yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diteima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Desa yang merupakan pemerintahan terendah yang langsung berhadapan dengan masyarakat mempunyai berbagai sektor pelayanan yang semua membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai dalam bidang kearsipan. Tertib administrasi pemerintah desa sangat tergantung dari baik buruknya pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang baik ditunjang oleh berbagai sarana prasarana dan petugas arsip yang cakap.

 

Seiring dengan program yang dalam rintisan yaitu Desa Ramah Arsip ( DERAP ) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gunungkidul maka akan dilaksanakan kegiatan pendampingan pengelolaan arsip desa bagi 18 (delapan belas) desa terpilih pada Forum Petugas Arsip Desa yang diselenggarakan pada tanggal 22 Juni 2017. Sebelum dilaksanakannya kegiatan pendampingan terlebih dahulu dilaksanakan koordinasi  dan pengarahan kepada pengelola arsip desa oleh arsiparis Lembaga Kearsipan Daerah  ( LKD ) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gunungkidul.

 

Pendampingan pengelolaan arsip desa ini bertujuan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas arsip perangkat desa dalam pengolahan kearsipan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan, sehingga perangkat desa dapat menjalankan tugasnya dalam pengelolaan arsip desa secara tepat sehingga tertib administrasi dapat tercapai.

 

Pendampingan pengelolaan arsip desa  dilaksanakan pada tanggal 26 Maret – 19 April 2018 dengan sasaran 18 (delapan belas) desa yang telah terpilih pada Forum Petugas Arsip Desa.

 

            Yang menjadi sasaran  pendampingan pengelolaan arsip desa tahun 2018, yaitu:

 

A.   Unit Kearsipan

 

1.    Pembenahan Registrasi (Buku Agenda dan Disposisi)

 

2.    Pemberkasan Arsip Aktif (2018) dan Pengisian Daftar Berkas dan Daftar isi Berkas

 

3.    Penyimpanan Lembar Disposisi

 

4.    Penyimpanan Arsip Inaktif dalam Boks (≤2017)

 

5.    Pembuatan Register Peminjaman Arsip

 

B.   Unit Pengolah

 

1.    Pemberkasan/Penyimpanan Arsip Aktif dan Pengisian Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas

 

2.    Pemindahan Arsip Inaktif

 

C.   Penyusunan Rekomendasi

 

Adapun Desa yang di dampingi di tahun 2018 yaitu:

 

1.    Desa Jerukwudel (Girisubo)

 

2.    Desa Girisekar (Panggang)

 

3.    Desa Genjahan (Ponjong)

 

4.    Desa Semugih (Rongkop)

 

5.    Desa Semanu ( Semanu)

 

6.    Desa Wonosari (Wonosari)

 

7.    Desa Pampang (Paliyan)

 

8.    Desa Krambilsawit (Saptosari)

 

9.    Desa Sidoharjo (Tepus)

 

10.Desa Kemadang (Tanjungsari)

 

11.Desa Giripurwo (Purwosari)

 

12.Desa Gedangrejo (Karangmojo)

 

13.Desa Ngalang (Gedangsari)

 

14.Desa Kedungkeris (Nglipar)

 

15.Desa Salam (Patuk)

 

16.Desa Ngunut (Playen)

 

17.Desa Kalitekuk (Semin)

 

18.Desa Kampung (Ngawen)

 

Dengan dilaksanakannya pendampingan pengelolaan arsip diharapkan perangkat desa mampu melanjutkan kegiatan tersebut sehingga pengelolaan arsip desa semakin baik dan tertib administrasi dapat tercapai. Kelanjutan dari pendampingan ini adalah monev dan lomba pengelolaan arsip desa yang akan dilaksanakan pada Triwulan IV tahun 2018 .

 

Dalam pendampingan yang sudah dilaksanakan ada beberapa kendalan yang ditemui diantaranya sumber daya manusia pengelola arsip tidak ada, tugas tugas perangkat desa yang tumpang tindih dan sarana prasarana kearsipan yang belum memadai .

 

Adapun harapan dari desa, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul melakukan monitoring dan evaluasi ke desa untuk memantau sampai sejauh mana penerapan ilmu yang sudah diterima selama pendampingan sampai dengan pelaksanaan lomba.