Berita

DESA GIRIJATI, DESA YANG MENJADI SALAH SATU OBJEK PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP TAHUN 2019

Jumat, 08 Maret 2019

Desa yang merupakan bagian pemerintahan daerah yang langsung berhadapan dengan masyarakat mempunyai berbagai sektor pelayanan yang membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai dalam kearsipan. Tertib administrasi pemerintah desa sangat tergantung dari baik buruknya pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip yang baik ditunjang oleh berbagai sarana prasarana dan petugas arsip yang cakap. Menindaklanjuti hal tersebut maka dilaksanakan kegiatan pendampingan pengelolaan arsip desa bagi 18 (delapan) desa. Desa Girijati merupakan salah satu desa di Kecamatan Purwosari yang menjadi objek pendampingan pengelolaan arsip tahun 2019.

Kegiatan pendampingan pengelolaan arsip di Desa Girijati dilaksanakan pada tanggal 4 – 6 Maret 2019 oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul.

Pengelolaan arsip di Desa Girijati belum sesuai dengan kaidah kearsipan, hal ini terlihat dari arsip surat masuk dan surat keluar yang disimpan secara terpisah/ belum memberkas, pembuatan surat keluar juga belum sesuai dengan tata naskah yang berlaku di Pemerintahan Kabupaten Gunungkidul.

Kegiatan pendampingan di Desa Girijati pada hari pertama adalah survey arsip di masing-masing Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Pengelolaan arsip di Desa Girijati belum sesuai dengan kaidah kearsipan. Arsip surat masuk dan surat keluar disimpan secara terpisah, penggunaan lembar disposisi belum konsisten, buku agenda belum menggunakan kode klasifikasi, dan tata naskah belum sesuai. Setelah melakukan survey tim memberikan sedikit penjelasan tentang tata naskah dan penulisan pada buku agenda surat masuk dan surat keluar.

Pendampingan di hari kedua tim melaksanakan pemberkasan arsip yang disimpan oleh kaur umum dan tata usaha, kaur perencanaan, kaur keuangan, kasi pelayanan, kasi kesejahteraan, dan kasi pemerintahan. Tahap pertama tim melakukan pemilahan terlebih dahulu mana arsip yang sejenis. Setelah itu dilakukan pemberkasan menggunakan sarana kearsipan yaitu, folder, map gantung dan sekat folder. Kemudian dimasukkan ke filling cabinet. Filling cabinet sebagai sarana penyimpanan arsip yang sesuai dengan aturan kearsipan di Desa Girijati hanya memiliki 1 buah yang diletakkan di ruang Sekretaris Desa. Filling cabinet ini digunakan untuk menyimpan arsip milik unit pengolah. Hal ini dilakukan untuk memaksimalkan pengelolaan arsip walaupun dengan sarana yang terbatas. Selanjutnya tim melakukan penataan arsip inaktif yang dimiliki oleh kaur keuangan dan sekretaris desa. Tim hanya memberikan contoh pembuatan daftar arsip, pelabelan boks, serta pembuatan berita acara pemindahan arsip dari unit pengolah kepada unit kearsipan.

Hari terakhir pendampingan tim melakukan kegiatan penyusutan arsip, surat-surat tahun 2007 - 2018. Sama seperti di hari kedua tim hanya memberikan contoh dan untuk seterusnya dilanjutkan oleh staf perangkat desa. Dengan adanya pendampingan pengelolaan arsip desa, tim berharap pengelolaan arsip Desa Girijati lebih baik sesuai dengan kaidah kearsipan dan Perangkat desa dapat menjalankan tugasnya dalam pengelolaan arsip desa secara tepat sehingga tertib administrasi dapat tercapai. (Di)