Berdasarkan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2020 pencipta arsip di seluruh Indonesia dihimbau untuk segera memberikan perhatian secara khusus terhadap arsip yang berkaitan dengan penanganan Covid-19. PANRB dalam mendukung akuntabilitas kinerja instansi pemerintah mengeluarkan surat edaran ini menjadi panduan pencipta arsip untuk melaksanakan tahapan penyelamatan arsip penanganan Covid-19, maka Sekretaris Daerah Kabupaten Gunungkidul melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menyampaikan permohonan kepada seluruh perangkat daerah yang memiliki arsip terkait penanganan Covid-19 untuk diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah untuk dikelola sebagai arsip statis.

Penyelamatan arsip sangat penting karena kegiatan yang dibiayai oleh anggaran negara merupakan pertanggungjawaban bagi instansi pemerintah dalam mempertanggungjawabkan kinerjanya. Disamping itu arsip-arsip penanganan Covid- 19 merupakan arsip statis yang memiliki nilai guna kesejarahan dan peristiwa penting. Dikemudian hari arsip Covid-19 menjadi memori kolektif bangsa karena peristiwa Covid-19 dialami oleh bangsa Indonesia pada tahun 2019-2022, bahkan menjadi wabah pandemi di seluruh dunia.

Arsip adalah rekaman kegiatan dan peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa dan bernegara.

Melalui penyerahan arsip penanganan Covid-19 dari perangkat daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah, diharapkan penyelamatan arsip Covid-19 akan terkelola dengan baik. Sesuai dengan pengelolaan kearsipan yang terstandar sebagaimana kaidah pengelolaan arsip yang baik. Kesadaran dari pencipta arsip dalam hal ini perangkat daerah akan mendukung peningkatan, penilaian, pengawasan kearsipan eksternal. Semakin banyak perangkat daerah yang bersedia menyerahkan arsip penanganan Covid-19 yang dimilikinya akan semakin bertambah khasanah arsip statis

yang tersedia di Lembaga Kearsipan Daerah sebagai informasi yang bisa dimanfaatkan oleh masyarakat dan terselamatkan arsip yang bernilai guna kesejarahan yang nantinya akan berguna sebagai memori kolektif bangsa.

Perangkat daerah yang telah menyerahkan arsip penanganan Covid-19 di bulan Maret antara lain, dari Sekretariat Daerah, Badan Keuangan dan Aset Daerah, Kapanewon Semanu, Kapanewon Karangmojo, Dinas Pertanahan dan Tata Ruang (Kundha Niti Mandala Sarta Tata Sasana), Dinas Pariwisata, Kapanewon Nglipar, Dinas Sosial P3A, Kapanewon Purwosari, Dinas Kesehatan. (nnk)