Berita

DESA PATUK PADA PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP PUTARAN KEEMPAT

Jumat, 08 Maret 2019

Tidak dapat dipungkiri bahwa selama ini administrasi desa belum tertata dan tertib. Pengelolaan arsip yang benar dan sesuai aturan juga belum dilaksanakan. Hal ini terlihat dari pelayanan pada masyarakat yang belum maksimal dan penemuan kembali arsip yang akan digunakan juga masih sulit. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang berfungsi sebagai lembaga pembina menyelenggarakan kegiatan pendampingan pengelolaan arsip untuk desa. Hal ini bertujuan agar nantinya setelah pendampingan, pengelolaan arsip yang ada didesa akan semakin baik. Dengan pengelolaan arsip yang semakin baik diharapkan pelayanan kepada masyarakat juga akan bertambah menjadi lebih baik lagi.

Pendampingan pengelolaan arsip desa putaran keempat ini dilaksanakan pada tanggal 4-6 Maret 2019 di 3 desa, yaitu desa Patuk Kecamatan Patuk, desa Girisuko Kecamatan Panggang dan desa Girijati Kecamatan Purwosari. Pengelolaan arsip di desa Patuk sebenarnya sudah bisa dibilang cukup baik. Antusias perangkat desa terhadap kegiatan pendampingan pengelolaan arsip juga sangat tinggi. Hampir semua perangkat desa ada ditempat dan mengikuti pendampingan. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip juga sudah disiapkan. Kegiatan pendampingan dihari pertama dimulai dengan melakukan survey arsip yang ada di unit pengolah dan unit kearsipan. Selanjutnya tim melakukan pembenaran pada agenda surat masuk dan surat keluar, disposisi dan penyimpanan lembar disposisi. Selain itu, tim memberikan aplikasi AMD kepada desa yang bermanfaat untuk memudahkan sistem agenda surat masuk/keluar, pemberkasan dan memungkinkan penyimpanan fisik arsip yang sudah discan.

Pendampingan dihari kedua tim melaksanakan pemberkasan arsip yang disimpan oleh kaur umum dan tata usaha. Pada dasarnya pemberkasan arsip di desa Patuk sudah dimulai hanya belum tepat. Tim hanya memberikan contoh pemberkasan dan pembuatan sekat folder. Setelah pemberkasan selesai, kaur umum dan tata usaha memilah arsip yang sudah diberkaskan tadi untuk disimpan dilaci filling cabinet masing-masing urusan dan seksi. Filling cabinet sebagai sarana penyimpanan arsip di desa Patuk ada 3 buah.

Hari terakhir pendampingan tim memberikan contoh cara penyimpanan arsip inaktif yang ada dibagian seksi pemerintahan. Arsip yang digunakan untuk contoh adalah arsip Surat Keputusan yang ada didesa Patuk. Selain itu arsip inaktif milik kaur keuangan sudah ditata lebih dahulu dan dimasukkan box yang selanjutnya ditaruh dirak dan ditempatkan diruangan tersendiri. Record center atau ruang arsip di desa Patuk memang belum ada untuk saat ini, namun kedepannya akan dibuatkan karena dalam waktu dekat bangunan desa Patuk akan segera dibongkar dan dibuatkan gedung baru. Selain itu penyampaian rekomendasi dan hasil supervisi yang telah dilakukan selama tiga hari juga menjadi agenda dihari terakhir. Melihat sarana dan prasarana serta SDM di desa Patuk harapannya ke depan dapat memaksimalkan potensi yang ada, sehingga pengelolaan arsip dapat menjadi lebih baik dan cepat dalam temu kembali. (R3)