Berita

Rapat Koordinasi Pengawasan Kearsipan Internal (Entry Meeting)

Jumat, 22 Maret 2024

Mengawali bulan Maret 2024 telah dilaksanakan kegiatan koordinasi dalam rangka persiapan pengawasan kearsipan internal (entry meeting). Kegiatan pengawasan kearsipan internal di lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul merupakan kegiatan rutin yang dilaksanakan setiap tahunnya dalam upaya peningkatan pengelolaan kearsipan baik secara kuantitas maupun kualitas.

Kegiatan rapat koordinasi dilaksanakan di ruang rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul dengan pimpinan rapat kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul dan diikuti oleh Kepala Subbag Umum atau petugas arsip dari Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul sejumlah 47 personil.

Kegiatan Rapat koordinasi pengawas kearsipan (entry meeting) dibuka oleh Kepala Bidang Kearsipan dengan berdoa bersama dan dalam kesempatan tersebut disampaikan bahwa pertemuan tersebut dilaksanakan dalam rangka entry meeting pengawasan kearsipan internal bagi perangkat daerah di lingkungan pemerintah Kabupaten Gunungkidul yang akan dilaksanakan pada bulan April. Untuk itu sebagai upaya kesiapan perangkat daerah dalam mempersiapkan administrasi dan SDM untuk menunjang nilai pengawasan kearsipan internal. Selanjutnya secara teknis arsiparis akan menyampaikan instrumen yang digunakan dalam kegiatan pengawasan kearsipan internal.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menyampaikan sambutan dengan diawali salam pembuka dan membahas tentang banyaknya persoalan yang menyangkut tentang kearsipan misalnya berkaitan dengan hukum dapat dibuktikan dengan arsip. Pengawasan kearsipan internal sendiri ini bertujuan agar penyelenggaraan kearsipan dapat sesuai antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. DPK sebagai LKD tidak akan lelah melakukan pembinaan di bidang kearsipan bagi semua PD. Kegiatan pengawasan kearsipan internal sudah menjadi kegiatan rutin tahunan, instrumen yang digunakan adalah instrumen dari ANRI, di tahun ini ada perbedaan instrumen, nantinya secara langsung akan disampaikan oleh arsiparis. Nilai kearsipan tahun 2023 ada progres kenaikan yakni di kategori sangat baik.

Selanjutnya acara penjelasan teknis pelaksanaan pengawasan internal oleh arsiparis Novita Rohmawati, A.Md. menyampaikan bahwa kegiatan pengawasan kearsipan sudah dilaksanakan dari tahun 2018, off di tahun 2020 karena pandemi. Di tahun 2023 Kabupaten Gunungkidul masih berada di peringkat 5 se-DIY dan peringkat 46 dari 301 nasional. Hal ini terjadi karena point nilai di pemberkasan dan penyusutan arsip masih rendah. Penilaian pengawasan kearsipan di semua unit pengolah dan unit kearsipan mulai dari aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, SDM, dan sarpras. Perangkat Daerah dimohon untuk menyiapkan bukti dukung sesuai dengan instrumen pengawasan.

Setelah acara penjelasan terkait teknis pengawasan internal dilaksanakan diskusi dan tanya jawab. Beberapa tanggapan diantaranya dari Dinas Pertanian, Bappeda dan Dinas Perhubungan langsung ditanggapi oleh narasumber Novita.

Kegiatan koordinasi dalam rangka persiapan pengawasan kearsipan internal (entry meeting) ditutup dengan berdoa bersama dipimpin oleh Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul. (DN)