Berita

KUNJUNGAN KERJA KOMISI D DPRD DIY KE DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN GUNUNGKIDUL

Sabtu, 16 Januari 2021

Komisi D Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Daerah Istimewa Yogyakarta yang dipimpin oleh H. Koeswanto, S.IP. sebagai Ketua Komisi D DPRD DIY beserta rombongan melakukan kunjungan kerja ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Kabupaten Gunungkidul yang diterima oleh Kepala Dispussip Drs. Ali Ridlo, MM., pejabat struktural dan pejabat fungsional pada hari Kamis (14/01/2021).

Dalam sambutannya Ali Ridlo menyampaikan bahwa di masa pandemi ini Dispussip Kabupaten Gunungkidul menerapkan protokol kesehatan sesuai dengan Surat Edaran Bupati Gunungkidul yaitu 3M (mencuci tangan, menggunakan masker, dan menjaga jarak). Layanan dilakukan sesuai dengan protokol kesehatan antara lain sebelum pemustaka masuk ke perpustakaan harus cuci tangan, diukur suhu tubuhnya dan membatasi pemustaka yang masuk ke perpustakaan maksimal 20 orang. Sedangkan layanan perpustakaan keliling untuk sementara dihentikan karena sekolah-sekolah juga masih diliburkan. Berdasarkan surat edaran terbaru, layanan perpustakaan hanya menerima pengembalian buku saja dari tanggal 11 - 25 Januari 2021. Kadispussip juga menyampaikan bahwa Dispussip Kabupaten Gunungkidul pada tahun 2021 ini memperoleh DAK untuk membangun gedung perpustakaan senilai 10 milyar yang telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan RI. Pada masa pandemi ini Dispussip Kabupaten Gunungkidul juga memberikan layanan perpustakaan digital yaitu epusdagunungkidul yang dapat diakses oleh siapa pun tidak terbatas pada masyarakat di Gunungkidul. Terkait dengan kearsipan ada layanan konsultasi pengelolaan arsip perangkat daerah kalurahan melalui WA (Whatsaap) atau telepon, monitoring evaluasi arsip melalui email, melakukan penyusunan inventaris Sekretariat Daerah di dalam depo, dan ada tutorial pengelolaan arsip.

Koeswanto memberikan sambutannya terkait dengan maksud kedatangan kunjungan kerja ke Dispussip Kabupaten Gunungkidul karena DPAD DIY merupakan mitra kerja di DIY. Kunjungan ini dimaksudkan untuk monitoring kegiatan-kegiatan yang dilakukan di perpustakaan dan kearsipan. Harapannya, bantuan 10 milyar untuk membangun gedung perpustakaan dapat segera terealisasi sehingga akan memiliki gedung perpustakaan yang lebih bagus.

Menjawab pertanyaan dari Komisi D DPRD DIY, Ali Ridlo menyampaikan terkait dengan pengembangan minat baca di desa dengan menyandingkan perpustakaan dengan pemberdayaan masyarakat kaitannya juga dengan wisata, Dispussip Kabupaten Gunungkidul melakukan inovasi trasformasi perpustakaan desa yang mengupayakan bahwa perpustakaan itu tidak hanya sekedar untuk menyimpan buku, meminjam buku, dan membaca buku tetapi harus ada kegiatan pelibatan masyarakat yang belajar dengan berbagai ilmu bahkan sampai pada praktik. Kegiatan tersebut diakses juga oleh Perpustakaan Nasional RI yaitu Layanan Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial yang sudah masuk pada program prioritas pembangunan nasional yaitu Literasi Untuk Kesejahteraan. Ada tiga puluh sembilan perpustakaan desa yang sudah melakukan kegiatan transformasi perpustakaan berbasis inklusi sosial untuk kesejahteraan dari 148 perpustakaan desa yang ada di Kabupaten Gunungkidul. Strategi meningkatkan minat baca yang dilakukan yaitu mendekatkan buku kepada masyarakat dengan menyediakan buku-buku di perpustakan yang ditempatkan di 144 desa se-Kabupaten Gunungkidul. Kendalanya perpustakaan tidak begitu diperhatikan dalam hal pemberian anggaran, padahal sudah ada regulasi terkait dengan penggunaan anggararan desa untuk perpustakaan. Menurut SNP, perpustakaan daerah dikatakan baik apabila 10% dari penduduk mengunjungi perpustakaan. Dengan jumlah penduduk di Kabupaten Gunungkidul sejumlah 768.000 jiwa pada tahun 2020 yang telah mengunjungi perpustakaan sejumlah 85.000 orang yang berarti sudah melebihi standar yang ditetapkan. Berkaitan dengan peningkatan minat baca di daerah wisata, Dispussip Kabupaten Gunungkidul memberikan layanan perpustakaan keliling di obyek wisata pantai. Tetapi karena kondisi pandemi korona ini layanan perpustakaan keliling untuk sementara dihentikan.

Terkait dengan kearsipan yang menjadi kendala adalah kurangnya SDM sebagai pengelola arsip. Sehingga dibuatlah ketetapan dengan Bupati bahwa setiap triwulan arsip OPD dinilai yang nantinya akan mempengaruhi TPP jika tidak memenuhi standar kearsipan. Bidang Kearsipan juga mengirimkan petugas penataan arsip ke OPD untuk membantu menata arsip bersama petugas di OPD tersebut. Kemudian setelah tertata dijadikan dokumen yang diserahkan ke OPD termasuk mendata arsip statis yang harus diserahkan ke lembaga kearsipan daerah. Apabila pada waktunya tidak diserahkan, dengan surat dari Sekretaris Dearah, lembaga kearsipan akan mengambil arsip-arsip tersebut untuk disimpan. Dalam satu tahun hanya bisa mendampingi 18 desa, sedangkan yang belum adalah organisasi politik. Pada tahun 2021 ini Dispussip akan melakukan pendampingan pada organisasi politik supaya kearsipannya tertata dengan baik. Setiap tahun Dispussip Kabupaten Gunungkidul mengadakan kegiatan bimbingan teknis pengelolaan arsip dan pengelolaan perpustakaan.

Kabupaten Gunungkidul belum mendigitalisasikan arsip dinamis, karena untuk ada tata naskah dinasnya secara elektronik dari organisasi sudah ada Peraturan Bupati tentang tata naskahnya tetapi aplikasinya belum sempurna sehingga belum dijalankan. Harapannya kedepan tidak ada lagi arsip dalam bentuk kertas. Kemudian untuk digitalisasi arsip statis yang ada di Depo sudah mulai diupload di SKN dan JIKN. Kendalanya dalam digitalisasi arsip adalah peralatan yang mahal sehingga belum tersedia.

Terkait anggaran dari APBD Propinsi pernah memberikan bantuan buku-buku ke perpustakaan desa melanjutkan program Perpusnas RI yang sempat tertunda, sehingga sejumlah 144 desa di Kabupaten Gunungkidul sudah memiliki perpustakaan. Komisi D DPRD DIY memberikan kesempatan kepada Dispussip Kabupaten Gunungkidul untuk mengajukan proposal kegiatan yang dapat dibiayai dengan anggaran APBD Propinsi. (iin)